Antes del boom de Internet, los gerentes manejaban el control de sus gestiones con diferentes herramientas «físicas» como agendas, libretas, cuadernos, etc. Vinieron Suites informáticas y llegaron el PowerPoint, el email, las hojas de cálculo. etc, todas ellas ayudaron a gerenciar procesos en departamentos y empresas en todo el mundo. 

Llegaron las redes sociales y los chats, entonces se pensó que estos elementos podrían incorporarse al control de la gestión, en cierto modo es válido, pero cuando tratas, por ejemplo, llevar el control de un proyecto a punta email que van y vienen, o grupos de WhatsApp que no fueron diseñados para ello, todo se vuelve un caos.

El problema

¿Cuántas veces hemos tratado de ubicar un email específico que está sumergido en innumerables «forwars»?, minutos y hasta horas buscando, perdiendo tiempo; ¿cuántas veces hemos tratado de ubicar audio de un compañero?, te dijo: «lo envié por el grupo», imposible ubicar si no los escuchas uno a uno, ya que los audios de WhatsApp no están titulados. Por eso decimos que las mensajerías no son eficientes para el trabajo de controlar una gestión.

El caos y la dispersión hace que los responsables de proyectos irrespeten a los usuarios con mensajes fuera de horario y fines de semana, porque realmente no se tiene control, las tareas se siguen olvidando, se trata de organizar un caos en vez controlar el proyecto, resultado: se genera una ansiedad colectiva.

El problema es que se están usando herramientas que no fueron diseñadas para llevar de forma ordenada la gestión de procesos, aquí unas comparaciones:

Consejos para evitar el caos en el control de la gestión

Qué hacer?

Usar una herramienta de «control de gestión compartida», y hay muchas, desde una cuenta Google y usar Drive o usar aplicaciones específicas como Trello, Asana, Monday, On Note, etc.

Evidentemente otro factor que tendremos que afrontar es la resistencia al cambio, entonces es vital que estos procesos los haga alguien que tenga experiencia en liderazgo, que haga empatía con los involucrados, y sobre todo, que demuestre que esa forma de trabajar es mejor y más eficiente para el logro de los objetivos.

Cuando en tiempos pasados los ejecutivos llevaban el control de varias empresas, los veían como super gerentes y aunque era valido el calificativo, en el fondo no era más que alguien analítico que encontró un método de llevar un control de gestión eficientemente. Antes de la tecnología, estos gerentes se rodeaban de «asistentes» y de esta forma se repartían las tareas y asignaciones, con el tiempo han surgido herramientas tecnológicas que han sustituido a los «asistentes  humanos».

La Clave

Importante realizar un primer inventario partiendo del proyecto -> Tareas -> sub-tareas -> responsables -> unidades involucradas, etc.

Luego elegir las herramientas de control de gestión. También es válida la pizarra acrilica que tenemos en el salón de reuniones, pero una herramienta tecnológica te va a permitir la portabilidad en todos los dispositivos, laptop, tablet, móvil, etc. 

Reglamentar el uso de las herramientas de comunicación como email y mensajerías, cuando usarlas, tipo de contenido, horarios, etc.

Este escrito no pretende decirte que no debes usar tal o cual medio, se trata de usar el más eficiente para lo cual fue diseñado.

Un sistema de control de gestión no es una «Espada de Damocles» del jefe, es una herramienta para nosotros, para ordenar, agendar, seguir procesos, etc., es para nuestra gestión y conseguir méritos para el equipo.